Pregunta rápida: ¿cuántas horas dedicó tu taller el mes pasado a cotizar? Si has tenido que pensarlo, no eres el único: calcular el tiempo y el dinero que cuesta hacer un presupuesto en un taller de calderería o estructuras metálicas es algo que rara vez se mide con rigor.
Si has tenido que pensarlo, no eres el único. Casi nadie lo mide: calcular el tiempo y el coste real de hacer un presupuesto en un taller de fabricación metálica es algo que rara vez se contabiliza. Los presupuestos no suelen tener partida propia bajo un modelo de costes basados en actividades (ABC), no sale en ninguna factura y nadie ficha por hacerlo. Se hace entre una llamada y otra, a primera hora o cuando el taller ya se ha vaciado. Y como no se mide, no se ve lo que cuesta.
Este artículo no te da una cifra mágica. Te da una forma de calcular la tuya.
El tiempo que ves y el que no ves
El tiempo visible es el que todos tienen en la cabeza: abrir el plano o el modelo 3D, contar piezas, estimar la soldadura, meterlo todo en la hoja, sacar el precio. Eso es lo que llamamos «hacer el presupuesto».
Pero alrededor hay mucho más:
- Llamar al proveedor para confirmar el precio de la chapa o del perfil.
- Llamar al cliente porque el plano no deja claro un acabado o una tolerancia.
- Rehacer el cálculo cuando llega la «revisión B» del modelo.
- Dar vueltas a un presupuesto que, al final, no se gana.
Sumado, el trabajo real de presupuestar suele ser bastante mayor que el que cualquiera diría de memoria.
Hagamos cuentas
Vamos a poner números. Son un ejemplo, no una estadística: cambia cada dato por el de tu taller y verás cuánto se mueve el resultado.
- Presupuestos al mes: 15
- Tiempo medio por presupuesto, contando consultas y revisiones. el que te cuesta más, por el que te cuesta menos: 3 horas
- Coste de la hora de quien presupuesta (Coste empresa): 30 €
- Presupuestos que se convierten en pedido: 2 de cada 4 ?
Con eso:
- 15 presupuestos × 3 horas = 45 horas al mes solo en presupuestar.
- 45 horas × 30 € = 1.350 € al mes, unos 16.000 € al año.
- De esos 15 presupuestos, unos 7 no se ganan. Son unas 21 horas y casi 630 € al mes invertidos en hacer presupuestos que no llegan a entrar.
Ojo, no es dinero tirado: perder presupuestos forma parte del negocio. Lo que importa es que ese coste existe, es grande y casi nadie lo tiene delante.
El error que sí sale en la cuenta
Además del tiempo, está el dinero que se pierde dentro del propio presupuesto.
Cuando todo se cuenta a mano, siempre se escapa algo. Una cartela de refuerzo, unas bridas, la tornillería, un cordón que nadie sumó. Cada omisión parece pequeña, pero en un pedido de 20.000 € un 3 % que se queda sin presupuestar son 600 € que sales a fabricar gratis.
Si te pasa una vez al mes, son más de 9.000 € al año. Y lo peor es que normalmente no te enteras: el margen simplemente es más bajo de lo que esperabas y nadie sabe por qué. (Ya hablamos de esto en El agujero negro de contar a mano).
El coste que no sale en ninguna hoja: la velocidad
Hay un tercer coste que no se puede poner en euros con facilidad, pero que cualquiera que haya trabajado con clientes industriales reconoce.
El cliente pide precio a tres talleres. Quien contesta antes con un número razonable suele llevar ventaja, porque el comprador ya está pensando en cómo cerrar el tema. El que contesta cuatro días después compite en peor posición, con independencia de lo bien que haya calculado.
Un taller que tarda tres horas por presupuesto tiene un límite físico: solo puede presupuestar cierto número de trabajos a la semana. Cuando llegan más, algo se queda sin hacer o se hace con prisa.
Dónde se va realmente el tiempo al hacer un presupuesto en un taller
Si desgranamos esas tres horas, el reparto suele ser parecido en casi todos los talleres:
- Sacar los datos del plano o del 3D. Contar piezas, medir perfiles, calcular desarrollos de chapa, estimar los metros de soldadura.
- Pasarlos a la hoja de cálculo. A mano, con el riesgo de equivocarse o de saltarse algo.
- Buscar precios y condiciones. Material, tratamientos, transporte.
- Montar y enviar el presupuesto.
- Responder cambios. Y volver a empezar.
Lo importante es que las dos primeras partidas, que suelen ser las más largas, son trabajo mecánico. No requieren criterio. Requieren paciencia y atención, que es justo lo que se gasta mal cuando tienes cuatro presupuestos abiertos a la vez.
Qué conviene recortar y qué no
No todo el tiempo de presupuestar es desperdicio. Decidir el margen, valorar el riesgo de un cliente, saber si un trabajo encaja con tu taller o ajustar el precio a la situación del mercado es criterio, y eso no se automatiza ni debería hacerse.
Lo que sí se puede quitar de en medio es la parte repetitiva: extraer piezas, pesos, cordones, plegados, número de taladros y cortes directamente del modelo 3D en lugar de contarlos a ojo, y recalcular solo lo que cambia cuando el cliente manda una revisión.
Si esa parte deja de ser manual, el tiempo de cada presupuesto baja mucho y el porcentaje de errores también. Y quien presupuesta puede dedicar su tiempo a lo que sí aporta: pensar el precio.
Conclusión
Presupuestar tiene un coste, aunque nadie lo apunte. Tiene un coste en horas, en piezas que se fabrican sin cobrarse y en trabajos que se pierden por llegar tarde.
El primer paso no es comprar nada: es medirlo. Durante un mes, apunta cuántos presupuestos haces, cuánto tardas en cada uno y cuántos se convierten en pedido. Con esos tres datos, haz la cuenta de arriba. Lo más probable es que el resultado te sorprenda.
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